Vacante
Asistente Administrativo y de Operaciones
Términos de referencia
Introducción
MarAlliance es una organización internacional sin fines de lucro dedicada a la conservación de la vida silvestre marina amenazada y al mantenimiento de ecosistemas oceánicos saludables para el beneficio de las comunidades costeras. Nuestra misión es Explorar, Facilitar e Inspirar la protección y recuperación de tiburones, rayas, tortugas y otra megafauna marina mediante la ciencia, la participación comunitaria, el apoyo a políticas públicas y el fortalecimiento de capacidades.
Fundada en 2014, MarAlliance trabaja en el Arrecife Mesoamericano y el Pacífico Tropical Oriental, colaborando con pescadores, gobiernos y organizaciones locales para impulsar soluciones de conservación que apoyen tanto la biodiversidad como los medios de vida. A través de investigación rigurosa, colaboración comunitaria y participación en políticas públicas, MarAlliance busca garantizar que los mares tropicales permanezcan vibrantes y productivos para las generaciones futuras.
A medida que la organización crece, buscamos un/a Asistente Administrativo y de Operaciones altamente organizado/a y orientado/a a los detalles para apoyar a nuestra Directora Ejecutiva y al equipo de liderazgo en las operaciones diarias, coordinación y comunicaciones internas.
Reporta a: Directora Ejecutiva
Trabaja estrechamente con: Directora Ejecutiva y Coordinadores
Ubicación: Remoto dentro de las regiones de MarAlliance en América (zonas horarias PST a EST)
Tipo: Medio tiempo con posibilidad de ampliación a tiempo completo
Propósito del puesto
MarAlliance busca un/a Asistente Administrativo y de Operaciones (AOA) que trabaje de forma remota y a medio tiempo, enfocado/a en temas administrativos y operativos generales que impactan todos los aspectos de la organización, incluyendo: viajes, compras, logística, cuentas por pagar, soporte, IT.
El puesto requiere atención excepcional al detalle, fuertes habilidades de comunicación y capacidad para coordinar logística, documentación y flujos de trabajo entre equipos, además de apoyar a la Directora Ejecutiva en correspondencia, asuntos operativos y viajes.
Es una posición ideal para alguien apasionado por la conservación y motivado para apoyar un trabajo con propósito en un entorno dinámico.
Responsabilidades Principales
A. Apoyo Administrativo y Ejecutivo (50%)
- Brindar apoyo administrativo de alto nivel a la Directora Ejecutiva y al equipo de liderazgo, incluyendo: gestión compleja de calendarios, coordinación de viajes, programación de reuniones, seguimiento de gastos, preparación de correspondencia, informes, memorandos y materiales de reuniones.
- Preparar agendas para reuniones de la Directora Ejecutiva y del consejo directivo, tomar notas detalladas, dar seguimiento a tareas y asegurar el cumplimiento oportuno.
- Redactar, editar y revisar correspondencia y comunicaciones en nombre del Consejo de Administración y del equipo ejecutivo.
- Brindar apoyo logístico para reuniones, encuentros y eventos (por ejemplo, reuniones del consejo o eventos comunitarios).
- Ayudar con el seguimiento de confirmaciones (RSVP), preparación de materiales y coordinación el día del evento.
- Apoyar las comunicaciones con voluntarios y miembros del consejo cuando sea necesario.
- Realizar otras tareas administrativas y operativas acordes con el rol y las horas de trabajo programadas.
- Servir como primer punto de contacto para miembros del equipo, beneficiarios y socios externos, garantizando una comunicación profesional y efectiva.
- Coordinar proyectos especiales, eventos y arreglos de viaje.
- Apoyar reuniones internas, reuniones del consejo y pequeños eventos, incluyendo logística, preparación y coordinación.
- Gestionar operaciones administrativas generales, incluyendo organización de archivos digitales y mantenimiento de registros.
- Monitorear y responder correos electrónicos generales y consultas telefónicas, canalizando los mensajes adecuadamente.
- Programar reuniones, preparar agendas, tomar notas y apoyar el seguimiento posterior.
- Apoyar con ingreso de datos y mantenimiento de sistemas internos de seguimiento (donantes, socios o programas).
- Mantener un calendario compartido con reuniones, fechas límite y prioridades organizacionales.
- Apoyar la preparación de presentaciones, resúmenes y documentos operativos.
- Mantener registros digitales, archivos y sistemas de documentación organizados.
- Preparar agendas de reuniones, tomar actas y dar seguimiento a las tareas.
- Apoyar la preparación, formato y reporte interno de documentos.
- Asistir con la programación de reuniones, coordinación de calendarios y flujos administrativos.
- Redactar y revisar comunicaciones internas, correos electrónicos y actualizaciones.
- Apoyar la coordinación del flujo de información entre equipos y liderazgo.
B. Apoyo operativo
- Ayudar a coordinar las actividades operativas diarias entre programas y equipos.
- Apoyar la planificación y logística de reuniones, talleres y actividades de campo utilizando herramientas como Zoom y Google Suite.
- Dar seguimiento a tareas, fechas límite y pendientes para asegurar la ejecución oportuna de prioridades usando Monday.com.
- Apoyar a la Directora Ejecutiva en procesos de contratación, compras, coordinación de viajes y planificación operativa.
- Mantener un registro preciso de tareas operativas, contactos y actividades.
- Apoyar el uso de sistemas internos (por ejemplo, seguimiento de proyectos, Salesforce, unidades compartidas).
- Asegurar que la documentación esté completa, actualizada y accesible para el personal correspondiente.
C. Eficiencia organizacional
- Identificar oportunidades para mejorar procesos internos y eficiencia.
- Apoyar el desarrollo de plantillas, listas de verificación y herramientas operativas.
- Contribuir a una cultura de responsabilidad, profesionalismo y colaboración.
Requisitos y habilidades
Competencias clave
- Al menos 3 años de experiencia en apoyo ejecutivo y habilidades sólidas en gestión operativa o de proyectos.
- Excelente atención al detalle, gestión del tiempo y habilidades organizativas con experiencia gestionando calendarios complejos, proyectos y operaciones de programas.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés (el español es altamente deseable).
- Capacidad demostrada para manejar múltiples tareas y plazos simultáneamente.
- Experiencia apoyando logística operativa y flujos administrativos.
- Dominio de Microsoft Office, Google Workspace y herramientas digitales de colaboración; el conocimiento de Salesforce es una ventaja.
Atributos personales
- Alto nivel de integridad, confiabilidad y proactividad.
- Pensamiento creativo con disposición para proponer nuevos sistemas y enfoques innovadores.
- Comodidad trabajando en un entorno dinámico, multicultural y multilingüe.
- Mentalidad de resolución de problemas e iniciativa.
- Espíritu colaborativo y orientación al servicio.
- Pasión por la misión de MarAlliance.
- Sentido del humor.
Términos y condiciones
- El puesto es remoto dentro de las zonas horarias de América (PST a EST).
- MarAlliance actualmente no ofrece seguro médico patrocinado por el empleador.
- El puesto incluye días festivos pagados, vacaciones (PTO) y licencia por enfermedad acumulados mensualmente según la política organizacional.
- La compensación será acorde a la experiencia y calificaciones.
Proceso de aplicación
Las personas interesadas deben enviar: carta de presentación, CV, tres referencias en un solo archivo PDF, asunto del correo: “AOA – [Nombre]”. Fecha límite: 15 de abril de 2026 a medianoche (EST).
MarAlliance es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con construir un equipo diverso e inclusivo. Agradecemos el interés de todos los postulantes; sin embargo, sólo se contactará a los candidatos preseleccionados para entrevistas. Se solicita no llamar ni enviar correos solicitando retroalimentación.